无锡市梁溪区行政审批局行政许可案卷管理办法

　　第一章 总则

　　第一条 为加强行政许可案卷管理工作,促进行政许可案卷管理规范化、系统化，根据《中华人民共和国行政许可法》、《中华人民共和国档案法》、《江苏省行政许可监督管理办法》等规定，结合局工作实际，制定本办法。

　　第二条 本办法所称行政许可案卷, 是指局依法实施行政许可过程中形成的以及申请人按规定提供的，能够反映行政许可全过程的原始记录材料，按照一定的顺序整理、装订、保存的卷宗资料。

　　第三条 行政许可案卷管理必须确保其完整、规范、系统和安全。

　　第四条 局应按照档案管理法规、标准建立健全行政许可案卷管理制度，在用房、设施、人员和经费等方面予以保障。

　　第五条 局各审批业务科室负责行政许可案卷材料的收集整理和转交；局办公室负责行政许可案卷的立卷归档和管理；法规科负责行政许可案卷的质量评查。

　　第二章 材料收集整理

　　第六条 材料收集内容

　　（一）申请人依法提交的所有文字、图表和照片等申报资料和证明材料，如申请表、相关证照、批文、身份资质证明材料、设计文件、施工图纸、检测报告等。

　　（二）本局在实施行政许可过程中制作形成的各类文书和记录材料，如收件清单、审批表、受理（不予受理）通知书、延期通知书、许可（不予许可）决定书、现场勘察笔录、整改意见书、现场审核表、现场验收报告、许可文书或证件存根以及相应的送达回证等。

　　（三）法律法规规定的其他材料。

　　第七条 材料收集要求

　　（一）各审批业务科室收集整理的行政许可案卷材料应齐全、完整，所使用的书面材料、纸张等应符合档案保存要求。对已破损的材料应予修复，字迹模糊或易退色的文件应予复制。

　　（二）申请人提交的申请材料应当由申请人或委托代理人签字或加盖公章并注明日期，提交复印件的还要加盖“与原件核对无误”印章。通过本局办件平台收取的电子申请材料或电子证照库调取的证明材料的书式打印件，应当有平台或证照库自动加载的水印标记及收取（调取）人员、时间标注。

　　（三）申请材料应使用A4规格纸张打印，申请表须用钢笔或签字笔填写，字迹要求工整、清楚，有修改内容时应由修改者签印。小于A4纸张的材料需粘贴在A4纸上，大于A4纸的材料需折叠为A4纸大小，要尽量减少折叠次数，折叠处应尽量位于文件和图表字迹之外，如文件较多时，宜单张折叠，以便查阅。

　　（四）案卷材料应当按行政许可决定书、审批表在前，其余材料从申请材料开始，按时间次序排列整理。

　　第三章 材料移交

　　第八条 各审批业务科室按照“一许可一卷或多卷”的原则，归集整理案卷材料，并及时向办公室移交。办公室要建立健全案卷材料交接、验收和登记制度。移交时应填写《行政许可案卷移交记录表》（一式两份），由送卷人和档案管理人员签字确认，完成案卷材料的移交。

　　第九条 权力事项划转时签订的合作框架备忘录中明确约定由原审批部门负责资料归档管理的，按照约定执行。各审批业务科室做好相关许可事项办理情况和案卷材料移交的台账记录。

　　第四章 立卷归档

　　第十条 行政许可案卷立卷归档是指将各类许可项目的材料进行分类、编号、排列、登记、装订，使之有序化。

　　立卷归档要遵循档案形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，体现动态管理过程，便于保管和利用。

　　第十一条 办公室根据各审批业务科室移交的案卷材料进行组卷。行政许可案卷材料可按以下顺序排列：

　　（一）案卷封面；

　　（二）卷内文件目录；

　　（三）行政许可决定书、审批表和许可证件复印件；

　　（四）申请人提交的申请材料；

　　（五）行政机关审查形成的、以及行政机关收集的书面材料；

　　（六）受理或不予受理行政许可申请的书面凭证、一次性告知材料；

　　（七）行政机关延期办理和批复文书；

　　（八）其他有关材料。

　　不能随纸质材料装订的光盘等材料，装入资料袋中，置于卷末，并在备考表上注明物品名称、内容。

　　第十二条 办公室应当按照分类方案和排列顺序编写档案号，填写案卷封面以及备考表。

　　第十三条 档案号按以下要求编制：

　　（一）档案号结构为：全宗号-档案门类年度-保管期限-部门（事项）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，如：L320-SP2020-101-0001。

　　（二）全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号，本局为L320。

　　（三）档案门类年度：许可案卷的门类代码由“审批”两汉字拼音首字母“SP”标识；年度为档案形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如今年形成的档案为“2020”。

　　（四）部门（事项）代码：部门（事项）代码采用3位数字标识，具体参见《无锡市行政审批局行政审批案卷管理清单及事项代码一览表》，如内资企业登记事项代码为“101”。

　　（五）件号：件号是单件归档文件在同年度同一事项下的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如某事项当年第一件可以编为“0001”。

　　第五章 档案管理

　　第十四条 行政许可档案由办公室明确专人负责。

　　第十五条 行政许可档案管理人员，应热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，岗前培训，并具备一定的档案专业知识。

　　第十六条 行政许可档案涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，档案管理人员应严格遵守保密制度，不得以任何方式向他人泄密。

　　第十七条 办公室应建立行政许可档案查询借阅登记制度，严格按要求履行登记手续。

　　（一）本局工作人员因工作需要查询档案，但不将档案带离档案室管辖范围的，由查询人登记签字；需要将档案带离档案室管辖范围借阅的，要填写《行政许可档案借阅审批表》并经所在科室和办公室负责人批准，履行登记手续。借阅的档案应按规定期限归还。

　　（二）外单位人员要求查询档案的，按照《档案法》、《政府信息公开条例》等法律法规的规定执行；其中查询企业登记类许可档案的，按照国家工商总局《企业登记档案资料查询办法》的规定执行。

　　（三）档案利用人对查询及借阅的档案，不得拆封、抽取材料、涂改、勾画、污损，如出现以上情况，由档案利用人负责。

　　第六章 质量评查

　　第十八条 法规科每年定期组织行政许可类案卷质量评查。

　　第十九条 案卷质量评查采取抽查形式，依据《无锡市梁溪区行政审批局行政许可案卷评分标准》进行打分。

　　第二十条 案卷评查包括基本标准审查、文书规范标准和立卷归档标准审查，采用百分制计分法。

　　违反任一基本标准的，扣除全部分数，判为不合格案卷；不符合文书规范标准和立卷归档标准的，按照扣分余额计为案卷分数。

　　第二十一条 案卷质量评查结果纳入局创新创优评比活动。

　　第七章 附则

　　第二十二条 局机关应积极创造条件，逐步实现行政许可档案存储数字化、管理现代化、网络化。

　　第二十三条 非许可类审批事项案卷管理参照本办法执行。

　　第二十四条 企业登记类案卷的立卷归档按照江苏省工商行政管理局企业登记档案编制规则的要求执行。

　　第二十五条 《无锡市梁溪区行政审批局行政审批案卷管理清单及事项代码一览表》、《无锡市梁溪区行政审批局行政许可案卷评分标准》为本办法附件。

　　第二十六条 本办法自印发之日起施行​。